好的第一影响
试着用salutation制造一个好印象或是作为一封信的开始。并确定收信人的名字和称呼是正确的。比如Dear Ms. Jones。用 Dear Sir or Madam假如你不了解他们的名字的话。
表明你的目的
你应该在信的第一段说明写信的缘由，比如：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.
写信是什么原因
写商务信件是什么原因有非常多种，比如inquiry询问信息，request请求某人做某事， apology 道歉，complaint投诉一个问题。这就决定了信件的形式和语气。
申请信
假如你在写一封请求信，你就能写Could you possibly...或是I would be grateful if you could...
转达坏信息
假如你是写一些坏消息或是道歉，那你就应该写的礼貌而得体，并说明问题是什么原因。比如：Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier。
信件扫尾
在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进来，就象Please contact us if you have any further questions。假如你的信中还包含了文件等，你可以在信尾处写上Please find enclosed1...或是I am enclosing2...
提到以后的联系时间
信尾处你还应该提到以后联系的时间，比如：I look forward to seeing you next Thursday.
结束信件
怎么样写close或你信件的结尾要看你和收信人的关系怎么样。Yours faithfully比Yours sincerely更正式，而best regards用于好朋友或是熟知的人之间。
签名
在结束语后签上你的signature（手签的名字），然后在下面加上你的名字和你的职位。
检查错误
你该总在你发信前仔细的proofread你写的信，看看有没语法，拼写，或发音的错误。最后检查一下你的信是不是明确，简短，正确，谦恭，有说服力及完整。
